Feitelijk familiearchief
De Vereeniging Familie Salm is in het gelukkige bezit van een zeer uitgebreid familiearchief, bestaande uit meer dan 2700 archiefstukken, in 118 dozen.
Het feitelijke archief is opgeslagen bij het Nationaal Archief in Den Haag. Het Centraal Bureau voor Genealogie voert het beheer over dit archief.
Dit archief is per definitie volledig openbaar (omdat het gedeponeerd is bij het Nationaal Archief). Om redenen van privacy kunnen bepaalde stukken van in leven zijnde leden voor afzienbare periode onder embargo worden geplaatst of slechts met toestemming van de familie worden geraadpleegd.
Archiefdatabase
Hiernaast worden de archiefstukken digitaal beheerd in een database. Het technisch beheer hiervan is uitbesteed, het inhoudelijk beheer ligt bij de archivaris. In deze database zijn alle archiefstukken opgenomen, met het plan om teksten en foto’s in te scannen en te koppelen aan de database en deze toegankelijk te maken voor de familie.
De archiefdatabase bestaat uit drie (aan elkaar gekoppelde) onderdelen:
- Archief: bevat de archiefstukken van de VFS
- Familie: hierin zitten gegevens van de familieleden, zoals folionummer, naam, geslacht, datum en plaats geboorte, datum en plaats overlijden, enz. (N.B. geen adresgegevens). Verder geeft het een overzicht van de relaties van het familielid, de aan het familielid gekoppelde archiefstukken en is er de mogelijkheid om een afbeelding van het familielid toe te voegen.
- Stamboom: bevat de stamboom van de VFS
Deze database vormt de basis om een op overzichtelijke en gestructureerde wijze de schat aan gegevens die zich inmiddels in het archief bevinden, toegankelijk en inzichtelijk te maken.
Het digitale archief staat in een aparte website die voor familieleden te bereiken is via onderstaande link met de login-gegevens zoals op het plaatje hiernaast
Hoe maken we de archiefdatabase?
Alle stukken die binnenkomen bij het Bestuur en die bestemd zijn voor het archief worden gedigitaliseerd zodat deze stukken een digitaal bestand in de archiefdatabase worden opgenomen.
Het is zeer de moeite waard om af en toe eens in de database te kijken en bijvoorbeeld te zoeken op folionummer wat er aan nieuwe digitale stukken is bijgekomen.
De VFS archiefsite is gemoderniseerd waardoor het nu ook mogelijk is om film- en geluidsbanden aan de website toe te voegen.