web analytics

[:nl]Mededeling van het Bestuur, september 2021[:en]MESSAGES FROM THE EXECUTIVE BOARD, SEPTEMBER 2021[:]

Geplaatst op

[:nl]

Lieve familieleden,

Hiermede willen we u graag nader informeren over onze familiedag op zondag 26 september en over het voorstel tot statutenwijziging volgens agendapunt 7 van de ledenvergadering (zie convocatie).

Covid-maatregelen

Op 17 september is er weer een persconferentie waarin nieuwe Covid-maatregelen worden medegedeeld. Wij zullen ons als bestuur conformeren aan de richtlijnen zoals gesteld door de overheid. Onze familiebijeenkomst behoort tot de groep “evenement of congres”, waarbij het bestuur de organisator is. Zowel de organisator, als het hotel, als de individuele leden hebben een verantwoordelijkheid tot het naleven van de maatregelen.

Welke maatregelen er op 17 september worden medegedeeld is nog niet duidelijk. Maar mocht er bijvoorbeeld een verplichting komen om een vaccinatiebewijs, een negatief testbewijs of een herstelbewijs te tonen voor het bijwonen van een evenement met meer dan 75 deelnemers, dan zullen wij dit hanteren.

Ledenvergadering, ook online te volgen

Net als vorig jaar is de ledenvergadering ook online te volgen via Zoom.

Voorstel tot Statutenwijziging

Tijdens de komende ledenvergadering wordt een statutenwijziging voorgesteld (agendapunt 7). De belangrijkste reden van deze statutenwijziging is de aanpassing van artikel 14, waarin op dit moment staat dat ten minste één bestuurslid de naam Salm moet dragen.

Om een geldig besluit over de statutenwijziging te nemen moet volgens artikel 26 van de statuten  ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn of middels een volmacht vertegenwoordigd zijn. Dit komt neer op 116 stemgerechtigde leden. Wanneer we dit niet halen tijdens de vergadering, zal het bestuur (via Zoom) binnen twee maanden een nieuwe vergadering bijeenroepen, waar uitsluitend de statutenwijziging aan de orde komt. In de nieuwe vergadering kan ongeacht het aantal aanwezige leden met een meerderheid van ten minste 2/3 van het aantal uitgebrachte stemmen tot wijziging van de statuten worden besloten.

Conform artikel 26 is een afschrift van de voorgestelde statutenwijziging al eerder aan u verzonden, samen met het jaarverslag, als bijlage bij de agenda van de ledenvergadering. Deze versie met daarin de voorgestelde wijzigingen vindt u hier.

Korte samenvatting van de belangrijkste statutenwijzigingen:

  • Artikel 11 en 12 is meer een logische weergave over buitengewone leden en ereleden.
  • Artikel 13.3.c betreft een toevoeging: indien een lid gedurende drie aaneengesloten jaren geen contributie heeft voldaan.
  • Artikel 14 wordt: ten minste vijf meerderjarige leden, van wie bij voorkeur één lid de naam Salm draagt.
  • Artikel 16 het gedeelte: voorzitter moet bij voorkeur de naam Salm dragen, wordt geschrapt. En: Er zal geen verkiezing van een voorzitter geschieden zolang er een vacature in het bestuur is, wordt eveneens geschrapt.
  • Artikel 24 het gedeelte: De leden en buitengewone leden bepalen het bedrag van hun eigen contributie, doch deze bedraagt ten minste een gulden per jaar per (buitengewoon) lid, wordt geschrapt. Toevoeging: De hoogte van de jaarlijkse contributie wordt vastgesteld in de ledenvergadering.

Op advies van de notaris zijn nog enige wijzigingen verwerkt:

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen zijn nieuwe bepalingen ogenomen. Daarnaast is opgenomen dat ledenvergaderingen ook digitaal kunnen worden gehouden.

Een concept van de statutenwijziging, opgesteld door Caminada Notarissen, kunt u hier bekijken/downloaden. De bovengenoemde aanpassingen zijn vet gedrukt.

Volmacht geven

Mocht u niet aanwezig kunnen zijn op de ledenvergadering dan vragen wij u om een volmacht te geven aan een familielid om in uw plaats een stem in de ledenvergadering uit te brengen. Download/print hier het formulier waarmee u deze volmacht kunt verlenen.

U kunt de volmacht ook voor 21 september opsturen naar:

Vereeniging Familie Salm
Benonigaard 36
6831 BM  ARNHEM

We hopen elkaar te kunnen ontmoeten op zondag 26 september.

Lieve groet,

Marianne Salm (83,114)
Loes Salm (120,11)
Paul van der Knaap (118,112)
Felice Olsman (80,213)
Theo Pourchez (118,51)
Jolanda Cuny (127,28)
Donald Holtz (84,132)[:en]

Dear family members,

In this letter, we would like to inform you further about the family gathering coming up on Sunday, 26th of September. In particular we would like to draw your attention to the proposal for amendments to the VFS statutes, as noted in point 7 of the agenda for the members’ meeting (in Dutch).

Covid regulations

On September 17th, an official press briefing will take place in the Netherlands, to update the public about any changes to the Covid regulations. We as executive board will comply with the new directive brought by the government. Our family get-together falls under the “event or congress” label, with the executive board being the organiser. Of course, not only the organiser, but also the hotel, and individual members are all responsible for complying with the regulations.

Members’ meeting: also possible to join online

Just like last year, people can follow the members’ meeting online, by way of Zoom.

Proposal for amendments to the statutes

In the upcoming members’ meeting, amendments to the statutes will be proposed (see Agenda point 7). The most important reason we call for a change has to do with Article 14, which currently states that at least one member of the executive board must bear the name Salm.

In order for us to be able to make valid amendments to the statues, in accordance with article 26 at least half of the voting members must be present or represented by proxy. This now comes to 116 voting members. Of these 116 members, there must be a 2/3 majority vote in favour of the amendments. Should we not manage to reach this number during the upcoming meeting, then the executive board will (via Zoom) call for a new meeting within two months, solely in order to come to a decision on the proposed statute amendments. In the second meeting, irrespective of the number of members present, it may be decided to amend the statutes by a majority of at least 2/3 of the votes cast.

In accordance with Article 26, a copy of the proposed amendments to the statutes (in Dutch) was sent to you together with the annual report, as annex to the agenda of the members’ meeting. The proposed changes can be found here (in Dutch).

In brief, the most important proposed amendments to the statutes are:

  • Articles 11 and 12 regarding extraordinary members and honorary members have been rearranged in a more logical order.
  • Article 13.3.c adds the following new point: “in the case of a member not paying their membership contribution three years in a row” – this can lead to termination of membership.
  • Article 14 changes to: The executive board comprises at least five adult members, “of which preferably one member bears the name Salm”.
  • Article 16 in part: “chair must preferably bear the name Salm” is deleted;
    And also deleted is: “There will be no election of a chair as long as there is a vacancy on the executive board”.
  • Article 24 in part: “The members and extraordinary members determine the amount of their own contribution, but this comes to at least one guilder per year per (extraordinary) member” is also deleted. Added is: “ The amount of the annual membership fee is determined in the members’ meeting.”

Since sending out the Annual report to you, advice from the notary has added some further amendments to the statutes:

Due to the entry into force of the Law on the Administration and Supervision of Legal Entities (on July 1st 2021), we have needed to include new provisions in accordance with that Law. In addition, we added the point that member meetings can now also be held digitally.

Please find a draft of the statute amendments as drawn up by Caminada Notaries, here (in Dutch). The above-mentioned amendments are indicated in bold.

Voting by proxy

Should you not be able to be present at the members’ meeting, we would ask you to please give power of attorney to a family member who will be present to cast a vote in your place. Download/print this power of attorney.

We hope to meet up with you on Sunday, September 26th.

With kind regards,

Marianne Salm (83,114)
Loes Salm (120,11)
Paul van der Knaap (118,112)
Felice Olsman (80,213)
Theo Pourchez (118,51)
Jolanda Cuny (127,28)
Donald Holtz (84,132)[:]